Wanneer je als werknemer bij een bedrijf vertrekt, is dit een belangrijke overgang waarbij veel zaken geregeld moeten worden. Het op de juiste manier afsluiten van deze periode wordt offboarding genoemd. Offboarding kan zowel voordelen als nadelen hebben voor zowel de werknemer als het bedrijf waarvoor gewerkt wordt. Het is daarom belangrijk om deze aspecten goed af te wegen en te zorgen voor een soepele overgang in de werksituatie.
10 voordelen van offboarding
Wanneer je een werknemer verliest, is het belangrijk om niet alleen aan het afscheid te denken, maar ook aan een goede offboarding. Er zijn tal van voordelen aan een doordacht offboarding-proces voor zowel de vertrekkende werknemer als voor de organisatie zelf. Waarom dit belangrijk kan zijn, leggen we uit in deze lijst.
1. Verbeterde bedrijfspresentatie
Wanneer je een goed georganiseerde offboarding-procedure hebt, verbeter je de bedrijfspresentatie aanzienlijk. Dit komt omdat de vertrekkende werknemer positief zal spreken over hun ervaringen bij het bedrijf, zelfs na het vertrek. Dit kan resulteren in een betere reputatie binnen de branche en een verhoogde interesse van potentiële werknemers.
2. Verhoogd behoud van werknemers
Een effectieve offboarding kan bijdragen aan het behoud van werknemers. Als ex-werknemers het gevoel hebben dat ze op een professionele en respectvolle manier zijn behandeld bij het afsluiten van hun werkperiode, zullen ze eerder terugkomen wanneer er een positie beschikbaar komt of het bedrijf aanbevelen aan andere mensen in hun netwerk.
3. Verbeterde efficiëntie
Een georganiseerde offboarding-procedure kan de efficiëntie binnen het bedrijf verhogen. Door alle nodige protocollen na te leven, kan het bedrijf tijd en geld besparen op de lange termijn. Een nieuwe werknemer kan sneller en effectiever worden ingewerkt op een rol als eventuele onbeantwoorde vragen al zijn afgehandeld tijdens de offboarding.
4. Verhoogde merkwaarde
Een andere mogelijke voordelen van offboarding is de verhoogde merkwaarde. Een goede offboarding-procedure heeft een positieve invloed op de moraal van de huidige werknemers. Daarnaast kan het een positieve indruk achterlaten bij de vertrekkende werknemer, zodat deze mogelijk hun ervaringen deelt op sociale media of bij andere zakelijke relaties.
5. Meest recente feedback
Offboarding kan nuttige feedback opleveren. Zo kan het bedrijf tijdens een exitgesprek in overleg onderwerpen en feedback bespreken zoals: waardering voor collega’s en managers, suggesties voor verbetering en eventuele zaken die in de toekomst het behoud van werknemers kunnen bevorderen.
6. Voldoen aan compliance
Een belangrijk voordeel van offboarding is dat het kan zorgen voor betere compliancy. Door de juridisch vereiste documenten en procedures op de juiste manier af te handelen, kan het bedrijf zijn wettelijke verplichtingen nakomen en potentiële juridische problemen vermijden.
7. Nieuwe relaties opbouwen
Tijdens het offboarding-proces kan de vertrekkende werknemer op een respectvolle manier worden bedankt voor hun bijdragen aan het bedrijf. Hierdoor kan een vertrekkende werknemer positieve relaties behouden of nieuwe zakenrelaties ontwikkelen binnen het bedrijfsnetwerk.
8. Vermindering van negatieve impact
Als offboarding effectief wordt uitgevoerd, kan de impact van het vertrek van een werknemer op de rest van het team en de algehele bedrijfsomgeving worden verminderd. Het kan een verstorende en negatieve invloed hebben als vertrekkende werknemers niet professioneel worden behandeld of de nodige protocollen niet worden gevolgd tijdens het on- of offboarding-proces.
9. Verbeterde klanttevredenheid
Offboarding kan ook bijdragen aan de klanttevredenheid. Als de vertrekkende werknemer op een respectvolle manier wordt behandeld en deze goede ervaringen deelt, kan dit effect hebben op de klantrelaties die ze hebben ontwikkeld tijdens hun werkperiode.
10. Verbetering van bedrijfsprocessen
Door het proces van offboarding te analyseren kan het bedrijf waardevolle inzichten en mogelijkheden voor verbetering identificeren. Dit kan leiden tot veranderingen in bedrijfsprocessen die ertoe kunnen bijdragen dat toekomstige werknemers zich eerder thuis voelen, waardoor het behoud van werknemers wordt bevorderd.
In het kort over offboarding
- Offboarding is het proces van het afronden van de werkzaamheden van een medewerker bij een organisatie.
- Het omvat procedures om de overdracht van werk, taken en verantwoordelijkheden te beheren.
- Het is gericht op het behouden van de relatie tussen de medewerker en de organisatie, zelfs na het vertrek.
- Offboarding biedt een kans voor het verzamelen van feedback en het verbeteren van het beleid van de organisatie.
- Het omvat het verwijderen van toegang tot bedrijfsmiddelen zoals netwerken, systemen, en financiële rekeningen.
- Het omvat ook het terugvorderen van bedrijfseigendommen zoals telefoons, laptops en bedrijfsauto’s.
- Het vereist nauwkeurigheid en zorgvuldigheid om te zorgen dat er geen bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke informatie lekt.
- Het kan emotioneel en zelfs moeilijk zijn voor de medewerker die afscheid neemt, en daarom is empathie belangrijk in dit proces.
- Offboarding is essentieel voor de bescherming van de organisatie tegen potentiële risico’s zoals fraude of reputatieschade.
- Het kan een vrijwillig of gedwongen proces zijn, zoals bij ontslag, pensionering, faillissement of fusies en overnames.
10 nadelen van offboarding
Als je een bedrijf runt, weet je hoe belangrijk het is om nieuwe medewerkers te werven en te behouden. Helaas is er nog een andere kant van de medaille – en dat is het vertrek van werknemers. Het offboardingsproces kan vervelend zijn voor zowel jou als de vertrekkende werknemer, hieronder volgen verschillende nadelen van het proces.
1. Verlies van kennis en vaardigheden
Wanneer een werknemer vertrekt, gaat ook zijn of haar kennis en expertise verloren. Dit kan problematisch zijn, met name als het om belangrijke functies gaat. Je verliest niet alleen iemand die het werk kan uitvoeren, maar ook zo iemand die interne processen kent en nieuwe ideeën kan aandragen.
2. Teruglopende productiviteit
Als gevolg van het eerste nadeel kunnen achtergebleven werknemers moeite hebben met het uitvoeren van hun taken. Ze missen immers de kennis van de vertrokken collega. Dit kan weer leiden tot een verlaging van de productiviteit en vertraagde projecten.
3. Hogere kosten
Het offboarden van een personeelslid is niet gratis. Het kost geld om nieuwe vacatures uit te zetten en sollicitatieprocedures te houden, om te reiskosten of een eindejaarsvergoeding te betalen en nieuwe werknemers in te werken. In sommige gevallen zal de vertrokken werknemer zelfs een concurrent kunnen worden.
4. Impact op moraal en motivatie
Een onrustig personeelsbestand kan impact hebben op de moraal en motivatie van achtergebleven personeel. Nieuwe verantwoordelijkheden toebedeeld krijgen kan stress veroorzaken. Ook is er soms onzekerheid over de toekomst van het bedrijf en de achterblijvende werknemers.
5. Mogelijke imagoschade
Mocht een werknemer ontevreden zijn met het bedrijf of de reden van vertrek, dan kan dit leiden tot negatieve recensies op social media, reviewsites of bij een sollicitatie van nieuwe werknemers. Het bedrijf krijgt dan een slecht imago, wat op lange termijn kan worden gezien als een nadeel.
6. Lastige overgangsperiode
Tijdens een overgangsperiode kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld bij de overdracht van taken en verantwoordelijkheden aan andere werknemers. Dit kan leiden tot een verlaging van de productiviteit en vertragingen in procesvoering.
7. Verstoorde relaties
Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, kan de relaties met collega’s en klanten verstoord worden. Het kan zijn dat de achtergebleven werknemers geen contact meer hebben met de vertrokken werknemer of dat klanten, die een succesvolle relatie hadden met de vertrokken werknemer, twijfelen over de toekomst van het bedrijf.
8. Problemen in de opvolging van het bedrijf
Mocht de vertrekkende werknemer cruciale taken uitvoeren, dan kan een verlies van kennis en vaardigheden uitmonden in problemen bij de opvolging van het bedrijf. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een nieuwe werknemer veel tijd nodig heeft om zich in te worden gewerkt, of dat de tijd en kosten van de inwerking hoger uitvallen dan gepland.
9. Mate van loyaliteit
Als je bedrijf vaak last heeft van offboarding, kunnen de achtergebleven personeelsleden hun mate van loyaliteit verliezen. Wanneer deze mensen merken dat een baan bij jouw bedrijf mogelijk van korte duur is, zullen ze overwegen om de mogelijkheden bij andere bedrijven te verkennen.
10. Verhoogde werkdruk
Wanneer een werknemer vertrekt, neemt de werkdruk voor de achterblijvers toe. Zij moeten immers nu de taken van de vertrokken collega overnemen. Dit kan extra stress opleveren en de tijd en aandacht verminderen van andere taken.
Conclusie
Als je vanuit verschillende perspectieven kijkt naar offboarding, kun je concluderen dat er zowel voor- als nadelen aan verbonden zijn. Vanuit het perspectief van een organisatie zijn de voordelen van offboarding duidelijk: het kan de kosten en risico’s van een toxische werksfeer, zoals die van disfunctionerende werknemers, minimaliseren. Aan de andere kant kunnen werknemers een verlies van werkgeluk en sociale verbindingen ervaren na een offboarding. Er zal een rouwproces gepaard gaan met deze verandering, wat de productiviteit van de werknemer kan beïnvloeden. Bij het maken van een beslissing over offboarding is het daarom belangrijk om rekening te houden met de voordelen en nadelen voor alle betrokken partijen.
